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Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法
更新时间:2019/6/20

Word、WPS、Excel文档目录导入档案管理系统的方法


档案是历史的真实记录,是人类文明进步的阶梯,是党和国家的宝贵财富。二00四年七月,云南省档案局提出的《关于实施档案工作“八项工程”,加快云南档案事业发展的意见》为进一步推动我省档案事业的发展指明了方向,明确了今后一定时期内档案工作的重点、任务和目标,把档案馆建设成为集“资政决策、信息传播、文化交流、社会教育和服务”等功能为一体的现代化档案馆。要求各机关单位在向当地档案部门移交档案的同时必须移交所交档案的机读目录。      然而,绝大多数的机关单位由于种种原因,过去一直没有使用综合档案管理软件,但是又花费了较多的人力物力用Word、Excel、WPS等文字处理软件格式录入了大量的档案案卷级和文件级目录,这些目录是不能作为档案管理软件的机读目录数据直接被调用的。在使用综合档案管理软件后,如果重新进行目录数据的录入,必将造成更大的人力物力资源的浪费,并且从时间上来说也是几乎不允许的,如何将这些目录批量导入档案管理软件,成为机关档案工作者心头的一大困扰。
      结合自己档案工作的经验和对档案管理软件的研究,本文将就如何把用Word、Excel、WPS等文字处理软件格式录入的档案文本目录导入档案管理软件,成为可以用档案管理软件进行检索等操作的机读目录数据进行探讨,以供广大档案工作者探讨。
      以用Word文字处理软件格式录入的目录导入世纪科怡档案管理系统软件为例:
      第一步:打开文本目录文件《2005年纸文件归档文件目录》,删除文件中的标题、空格、表头等相对冗余的部分。

同一表格中间的空格和回车符必须删除。

全部选择文件(Ctrl+A),然后点击复制(Ctrl+C)。
      第二步:将文件保存为纯文本文件。方法是依次点击开始→程序→附件→记事本,打开记事本程序,点击编辑→粘贴(Ctrl+V),然后存盘退出记事本程序。若在Word文字处理软件中点击另存为,在弹出的对话窗口中将保持类型选择为“纯文本”,保存后退出也可以,但是这样必须对此文本文件进行手动处理,相对的工作量要比前一方法大得多。

第三步:将第二步保存的文本文件转换为DBF文件。方法是启动Excel电子表格,依次点击文件→打开,在弹出的对话窗口中将文件类型选择为“文本文件”,打开第二步保存的文本文件,在文本导入向导窗口中依次点击下一步至完成。在Excel电子表格首行前插入一行,在A至G列的首行对应输入件号、责任者、文件编号、题名、成文日期、页数、备注等字段名称(世纪科怡档案管理系统可以使用中文字段名,有的档案管理软件如津科只能使用拼音或英文字段名),然后将光标分别移到相邻两列表的表线处,光标变为

带左右箭头的形状,双击鼠标将列宽调整为合适的宽度,也可以选择列后点击列宽,输入与软件对应字段长度一致的宽度。此步相当重要,否则Excel电子表格中未显示完整的字符将不能转入。再将各列格式设置为与软件对应字段数据类型一致的格式,通常除件号和页数为数值型(Number型)外,其余各列均为字符型(Character型),设置完毕,将此文件另存为Microsoft Excel DBF 4 (Dbase IV)(*.dbf)的类型后退出Excel电子表格程序(期间弹出的对话框全部选择是即可)。这样我们就完成了文本目录向DBF数据目录的转换工作。
      第四步:将DBF数据目录导入世纪科怡档案管理系统。方法是在世纪科怡档案管理系统点击数据管理→数据导入,进入“数据导入”主界面,首先点击“源表”列表框中的“源库连接”按钮,系统弹出数据库连接对话框,在此对话框中选择要连接的数据库类型(单选其中DBF一种),然后再按“下一步”按钮,然后在打开的对话框中找出想要的数据库。如果出现数据库连接错误提示,则点击源库连接后,在点击ODBC路连接,见下图:

在弹出的对话框中,数据源名称选择为Dbase FILES后点击确定即可见下图:

其次是选择目标表,只要直接在“表选择”下拉列表中选择“归档文件”。数据库连接好了之后再在其下拉列表中选择一个源字段列表,接下来分别点击窗体中的对应关系给源表字段和目标表字段设置一一对应的关系。可以分别在“选择源列”和“对应目标列”中选择要导入和被导入的对应字段数据,也可以将目标表中的字段名直接拖到源表相应的目标列中,并与源表字段名相对应,通过校验后就可进行导入操作,点击“导入”按钮,窗体底部就会出现一个蓝色进度条,表示导入工作正在进行。完毕后就可以在“档案管理”模块中看到我们导入的数据,实现了文本目录到机读目录数据的转换(此步的方法可以参考软件系统的帮助文档或用户手册)。
      第五步:对部分未导入但又必不可少的如保管期限、年度、机构(问题)、类目名称等字段的处理。方法一是在数据导入后,通过检索途径检出已经导入的数据,使用系统自带的“批量修改”功能逐字段统一进行批量修改。方法二是在第三步中插入相应的列并输入对应的字段名称和字段值,将其类型设置为与档案管理软件系统对应字段类型一致的格式,在其它字段导入时一起导入。这可依据不同单位的归档标准、文本目录的数量、数据导入人员的操作习惯以及相关软件使用的熟练程度酌情选择。
      WPS等文字处理软件的目录转换的方法与此基本相同,Excel电子表格的目录转换只需删除冗余后从第三步做起即可。


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