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做好机关档案工作要强化办公室主任的责任
更新时间:2018/12/3

本人从事档案工作多年,分析发现:一个机关单位的档案工作做得好不好,与该单位的办公室主任密不可分,办公室主任责任心强、素质高、善于学习和协调,其档案工作一定做得好,如该单位的办公室主任喜欢做甩手掌柜,认为档案工作是档案员的事,不经常过问,不解决实际问题,其档案工作不可能做得好。通常讲,党政办或综合办主任就是机关单位档案室的负责人,是机关单位档案工作的直接责任人,其晋升晋级、评先评优的考察就应将其履行档案工作职责情况纳入考察内容。

为什么要强化办公室主任抓机关档案工作的责任?一是办公室工作本身包含档案工作。档案工作既是单位的一部分,更是办公室工作的一部分。单位办公室是单位出谋划策、统筹协调、以文辅政、执行政策、提供信息、服务保障的重要职能机构,是单位的“司令部、参谋部、作战部”。要履行好上述职责,发挥好作用,必须做好档案工作并利用好档案资料,尤其是以文辅政,更需要强化“文档一体化”意识,既借鉴档案资料来规范办理好每一份公文,又保证高质量的公文立卷归档入库安全管理,把以文辅政工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起,使文档工作流程科学化、合理化、信息化,提升单位内外形象。二是办公室主任作用有赖于档案工作。办公室主任作为办公室的头,是办公室的核心,要带领办公室所有人员履行好办公室的职责,有赖于档案工作,无论是信息调研、文件起草、综合协调的文秘工作,还是会议组织、来宾接待、资产管理、走访信访等行政管理工作,都要靠档案资料来获悉以往的做法或政策要求,尤其是组织撰写上级单位和本单位领导特别关注的典型事迹介绍和考察汇报等材料时,时间要求紧,领导把关严,办公室主任如不能依据平时收集掌握的档案资料进行提炼总结,而是尽写些空话套话,缺少实际工作内容,干瘪瘪的,材料难过关,即便登上大雅之堂也有损单位和办公室主任个人的形象。三是办公室主任是单位档案室的最合适的管理者。办公室主任负责单位班子会的记录整理工作,对单位主要工作推进过程熟悉,是单位工作活动的亲历者、组织者、协调者,且大部分时间在室内,有时间、有条件做好单位档案资料的收集和查询利用工作,同时需要上传下达,平常与单位班子成员见面机会多,物质流、信息流、能量流汇聚,方便解决档案室安全管理和下属单位档案工作存在的问题,也有助于自身能力的拓展。

办公室主任应如何履行机关档案工作的责任?一是落实人员、责任、条件三保障。构建档案管理工作领导小组的直接领导,办公室具体牵头,各科室分级负责的档案管理工作模式,并建立健全岗位责任制。配好1一2名能静得下心来、学得进去、听从指挥、懂点电脑业务的档案员,为档案员能及时参加上级档案行政管理部门举办的培训班积极创造条件。按规定配备集档案借阅室、档案库房等房间的综合档案室,使用档案专用管理设备,落实具有防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等档案安全保护措施,打造档案保管硬件条件。二是强化“文档一体化”全过程管理。严格按照规范要求办理公文,建立有效的管理制度和工作程序,运用现代化工具,并注意操作的熟练性和规范化。落实岗位责任,单位各科室办理完毕的文件材料,由办公室集中统一收集保管,次年高质量归档。通过强化“文档一体化”全过程管理来确保档案体现历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等。三是建立健全落实管理制度。为进一步提高档案工作的制度化、规范化、信息化管理水平,按照相关档案法律法规要求制定《档案管理制度》、《机关文件材料归档范围》和《文书档案保管期限表》等规章制度,对各科室档案的归档范围、保管期限、移交时间、案卷质量、电子著录等工作,进行明确的规定,使各类文件材料的归档率、永久和长期保存文书档案的准确率均达到100%。在档案日常管理工作中,严格按照《档案借阅和利用制度》、《档案保密制度》相关要求,履行档案借阅审批登记程序,防止档案丢失和档案泄密。在档案室安全管理方面,建立《档案员每天巡查制度》、《档案安全保管突发事件应急预案》等,安排档案员经常检查案卷,坚持温湿度记录,将库房的温湿度控制在标准值内,对防范措施经常检查升级,使之处于良好的使用状态,确保档案收集、保管、查询等各环节的规范和安全。四是不断提升档案信息化管理水平。将电子信息化运用于档案管理工作的各个环节,做到及时分类归档、及时更新数据信息,正确处理档案管和用的关系,如利用档案管理电子系统,录入档案资料,便于档案的检索,提高档案利用效率;汇编资料,将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制成全宗指南、历年文件汇编、组织机构沿革、大事记等汇编材料;建立各类档案统计台帐,做到台帐清晰规范。

建设科学、完善、保障有力的档案工作体制机制,必须强化办公室主任抓机关档案工作的责任,以此全面构建档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系等“三个体系”,切实落实新形势下档案工作的新任务新要求,为建设富裕美丽幸福现代化余江提供档案支撑。

余江区档案局 余样明


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