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养成良好习惯不断推动档案工作向前发展
更新时间:2018/12/3

笔者近日到部分机关调研时发现,一些机关做不好档案工作,大致有四种原因,一是认为档案工作不显山露水,无关紧要,无关大体;二是单位人手少任务重,无暇顾及,无力应付;三是档案业务不熟,无法可施,无从下手;四是档案责任体系没建立,大家无位可找,无责可追。笔者认为,机关档案工作要做好,防止出现以上情况,应该提高认识,落实保障措施,加强学习业务,牢牢把握住“收、管、用”三个主要环节,注重养成良好习惯,工作上不拖不欠,一任接着一任干,一任抓给一任看,不断推动档案工作向前发展。

一、养成档案资料及时收集积累、定期归档、定期移交进馆的良好习惯。一是抓源头,注重档案资料及时收集积累。机关单位办公室对单位印发了的文件、上报的材料和传阅后的上级文件材料随即收集积累,并督促各职能科室及时收集积累档案资料,次年3月再将上年度各种门类、不同载体的档案统一收集齐全,尤其要将单位会议记录、人事任免、重要工作的文件资料以及单位业务档案资料、电子文件、照片、录音录像等载体材料收集齐全,做到不丢失、不损毁,应收尽收、应归尽归。二是抓规范,完整整理归档。要熟悉《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》、《归档文件整理规则》,每年6月之前,在档案部门的指导下开展档案整理工作。整理完毕打印好目录后交档案部门验收,以保证档案齐全、完整、规范、安全。整理后的档案可放在本机关单位档案室保管五年,以方便查阅,对保管条件差的单位也可每年直接移交给综合档案馆管理。三是抓资源入库,集中移交进馆。立档单位要联系综合档案馆,将档案保管期限为永久和三十年、自形成之日起满5年的到期档案接受检查验收后移交进综合档案馆。对重大活动、重大事件档案,自活动或事件结束之日起60日内向综合档案馆移交;撤销单位档案应及时向综合档案馆移交。国家档案局对个别部门另有规定的则按其规定执行。移交时一定要开展自查,凡不符合规范要求的,该换卷皮的要换卷皮,该组卷重整的要组卷重整,该抢救复制的要抢救复制,该打印、核对目录的要打印、核对目录,档案材料不齐全完整的,要千方百计查找补齐。要通过扎扎实实的自查整理工作,确保入馆档案的齐全规范与安全完整。

二、养成档案科学保管、安全保密的良好习惯。档案室既是一个单位保管和利用档案资料的基地,也是展示一个单位发展历史和精神面貌的窗口。要按照机关档案室基础设施建设指导意见的要求,将档案用房纳入整体规划,按照经济、实用、安全的原则,在规划设计时充分满足档案用房面积充裕、功能齐全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件,高度重视档案室基础设施建设。档案室最好应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开”,至少做到档案库房和阅览室、办公室“两分开”,阅览室与办公室相对分开,库房内应有档案资料存放位置示意图和箱柜指引卡;档案库房面积应满足本单位档案工作发展的需要,档案库房地面应满足档案及其装具的承重要求,远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,避免西晒,一般不宜设在底层或顶层,不宜毗邻锅炉房、变配电室、车库等用房。二是配备符合要求、运行良好的档案专业防护和安全防范设备设施,使用符合标准的档案用品。档案开发利用是锦上添花的事,档案安全是底线是红线,不能出任何问题。要坚持预防为主工作思路,落实“十五防”(防光、防潮、防高温、防火、防虫、防霉、防鼠、防尘、防污染、防有毒气体、防震、防盗、防磁、防泄密、防病毒)措施,确保档案的安全保管和档案完整。如档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,档案库房门应具备防火防盗功能,要安装防鼠板,库房窗户要安装纱窗、防光和防紫外线窗帘,库房一般有档案专柜、空调、去湿机、温湿度记录仪和灭火器等必备的设施设备,档案箱柜内应放置中草药防虫、防霉药品,并定期更换。三是养成良好的日常安全管理的良好习惯。要定期检查库房内外环境及档案安全设施设备运行情况,保持库房的整齐、清洁、美观;做好库房温湿度记录和调控,坚持每天巡查制度,每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗,彻底杜绝档案实体不安全隐患;严格档案出入库登记制度、档案数据异地异质备份机制,定期开展档案清点,严格落实档案信息安全工作岗位责任,严格保密审查,提高档案管理电子系统和室藏档案文件级目录数据库安全防护水平,坚决避免各类安全保密事故的发生。

三、养成良好的档案查阅利用习惯。一是抓好档案查阅利用窗口标准化建设。在综合阅览室内醒目位置公布档案查阅流程、注意事项、服务电话等,设置接待登记、目录检索、纸质档案阅览、打印复印等区域,放置供利用者摘抄用的纸笔、老花镜、放大镜等物品。二是抓良好的档案查阅利用习惯养成。查阅档案资料由档案室专人负责,按照作息时间办理,先要检查查档人员的合法证件,问清利用目的、范围,认真办理各项查档登记手续,指定查阅地点。进库房拿取档案时严禁外来人员同时进入库房。查档人员要爱护档案资料,不准吸烟,不准在档案资料上拆散、涂抹、圈画、折迭和撕毁,损坏要追责。能利用档案数字化管理系统查阅的不用档案原件查阅,档案原件一般不得外借。需要查阅会议记录等档案应该出具该单位的证明,履行审批手续。需要复印的档案均由档案室负责办理;用做凭证的,经有关人员核对无误后,注明出处,加盖专用章。利用完毕的档案资料要仔细清点、及时入库。三是勤于开展编研工作。挖掘档案资料的历史价值,编研出有特色、有价值并能反映本地历史的重要史料。编写档案利用案例,体味档案服务社会的价值。

余江区档案局 余样明

 


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