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档案基本知识(三)
更新时间:2018/12/3

十六、怎样正确理解《归档文件整理规则》确定的归档文件整理单位“件”的概念?

《归档文件整理规则》规定:“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正本与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

十七、什么是文档一体化?有什么意义?

文档一体化是从文书和档案工作全局出发,实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括:文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化。

文档一体化的意义在于:

1、使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全;

2、文档超前控制;

3、提高信息检索效率;

4、有助于科学决策;

5、提高行政效率;

6、有利用人、财、物的合理利用。

十八、档案工作的基本内容包括哪些方面?

通常说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、编研、利用和统计工作。

十九、档案与资料有何区别?

档案与资料都是重要的信息资源,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录,具有法律凭证作用和历史考查作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的,只具有参考作用。

二十、什么是档案信息化建设?档案信息化建设应该遵循哪些原则?

档案信息化建设,是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

档案信息化建设,是一项关系档案事业全面发展的战略举措,必须遵循三条基本原则,即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。


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