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档案基本知识(二)
更新时间:2018/12/3

六、文稿和手稿分别是指什么?

文稿(Draft;Manuscript)是指文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

手稿(Manuscript)是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。七、草稿、定稿和正本、副本分别是什么?

根据一份文书在形成和完善过程中的不同稿本(文稿与文本的统称)形式进行分类,可划分为草稿、定稿、正本、副本。其中草稿和定稿通称为文稿,正本和副本通称为文本。

草稿,又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿等,是文书撰拟过程中最初期的原始稿件,供讨论、修改、审批之用。它不属于正式文件,不具备现实执行效用。除少数用于征求意见的文件之外,草稿一般不向外发出,亦毋需归档保存。对于某些特别重要的文件,经反复修改而产生多次草稿,反映了文件的形成过程,具有参考价值,可归档保存。

定稿,又称原稿,是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿,是缮印正本的依据。草稿一旦经过领导人签发便成为定稿,不经其同意不得再作任何修改更动。定稿反映了文件撰拟、审核、签发的全过程,具有重要的参考价值和凭证作用,因此,凡需保存的文件,其定稿亦应予以保存。

正本,是根据定稿缮印的,用于向外发出的正式文本。如有主送机关与抄送机关之分,则正本用于发往主送机关。正本具有标准规范的格式和生效标志,具有法定效力,其证据价值得到法律的认可的保护。

副本,指正本的复份或复制本,在形式上与正本完全或部分相同,供抄送、传阅、存档备查之用。其中,用于与定稿一同立卷归档的文本,又可称为存本。

八、什么是发文号?它由哪几部分构成?

发文号又称发文编号,是发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。它是由发文机关代字、发文年度、(外加方括号)和发文顺序号构成。发文机关代字是发文机关名称的缩写,一般采用两种编写方法,一种是在发文机关代字中包括文种的代字。另一种是在发文机关中包括承办单位的代字。发文年度应写完整,不宜简写。发文顺序号按年度内发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写。一份公文只编一个发文号,联合行文时只标注主办单位的发文号。

九、什么叫“签署”

签署即由签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的活动。签署适用于命令等以领导人名义发出的公文。

十、公文处理工作包括哪些内容?

公文处理工作包括公文办理和公文管理两项内容。公文办理主要有收文的办理和发文的办理;公文的管理主要有立卷、归档、销毁等。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序;发文办理指以本机关的名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整、能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应进行登记。

十一、什么是文书立卷?它有什么意义?

文书处理部门将办理完毕、具有查考的保存价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系组成案卷,这项工作被称为文书立卷。

文书立卷工作是一项极其重要的工作,具有深远的意义:

1、文书立卷保持了文件之间的历史联系,便于日后查找利用;

2、文书立卷有利于保证文件的完整与安全,便于文件的保管 ;

3、文书立卷有利于文件的积累,为档案工作奠定基础。

十二、文件转化为档案需要具备哪些条件?

文件转化为档案需要具备以下条件:

1、文件必须办理完毕(或叫处理完毕),即完成了文书处理程序;

2、文件需要对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利

用价值;

3、文件需按照一定的规律保存起来,即把文件按照一定的程序

和条理集中保管起来。

十三、办理完毕的公文什么时间归档?

归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档,即在第二年的上半年,将上一年形成的文件经整理后,办理交接归档手续。

十四、机关文书档案的保管期限有几种?

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

十五、归档文件的整理原则是什么?

归档文件的整理原则是:

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间有的机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间必然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照国家有关规定,区分归档范围内不同文件的价值,找定不同保管期限。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点,也是最终目的。


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